MasterClass i Christmas Management – Få HELT koll på julen!

Fira jul på projektledarmanér med vår MasterClass i Christmas Management. Här får du 10 tips på hur du använder projektledning för att skapa ordning i julkaoset.

“Projekt Jul” står för dörren om bara några dagar, och det gör dig som är värd till julens ultimata projektledare. Är du helt redo? Ingen fara. Vi utbildar projektledare på månadsbasis på Den Intensiva Projektledarutbildningen, så vi har rätt bra koll på det där med projektledning. Och vi har satt ihop den här MasterClassen i Christmas Management, som nog ska hjälpa dig att få full koll på julmiddagen.

1. Målformulering: Vilken julmiddag vill du laga?

Alla projekt bygger på treenigheten innehåll, resurser och tid. Sätt dig ner med din styrgrupp (till exempel din partner eller andra som är medvärdar på julmiddagen) och lägg fast de här ramarna tidigt i projektet. Vad ska ni äta? Hur ser budgeten ut? Ska det kanske prioriteras lite men bra, eller kör ni all in på kvantitet i år? Och inte minst: hur lång tid vill du/ni lägga i köket på julafton? När de här ramarna är på plats kan du lägga upp resten av planeringen och genomförandet utifrån dem.

2. Planering: Skapa överblick i köket med ett Gantt-schema

Som Christmas Manager ska du behålla överblicken över både matlagning, dukning, pyntning och kvällens hela program från att gästerna anländer till att den sista klappen är uppackad. Här kan ett Gantt-schema hjälpa dig att visualisera fördelningen av arbetstid och arbetsuppgifter över dagen. Här är ett (lite förenklat) Gantt-schema över arbetsuppgifterna fram till julmiddagen:

3. Underleverantörer: Var kan du spara?

En bra Christmas Manager ska känna sina leverantörer. Var är det vettigt att lägga extra pengar på leveranser, och var kan du tillåta dig att gå ner i kvalitet? En generell lärdom bland erfarna Christmas Managers är att du gott kan skruva ner kvalitetskraven på det söta och syrliga tillbehöret. Köp därför rödkålen färdig och inlagd så att den bara behöver värmas, och ta genvägar på tillbehören. Det sparar dig både tid och pengar som du i stället kan lägga där dina gäster verkligen märker det: på såsen och steken!

4. Resurskoll: Har du rätt porslin?

Julmiddagen är full av traditioner. Det kräver många bollar i luften – eller snarare många formar i ugnen. Innan du kastar dig ut i matlagningen ska du som Christmas Manager kolla om du faktiskt har resurserna för att föra projektet i hamn. Har du tillräckligt med serveringsfat, såsskålar, grytor i olika storlekar och ugnsfasta formar? För att inte tala om dessertskålar, vinglas och kakgafflar. Annars får du hitta en underleverantör i form av till exempel svärmor som kommer med extra porslin.

5. Intressentanalys: Gör en skottsäker bordsplacering

Varje projekt har en rad intressenter som ska hållas antingen nöjda eller i schack fram till projektets avslutning. Vem är det nu som alltid måste kissa halvvägs genom maten? Och ligger det något i att farbror och svärmor råkar i luven på varandra om de sitter för nära? Med en intressentanalys av dina middagsgäster kan du snabbt skapa dig en överblick över hur gästerna ska fördelas runt bordet. Då kan du göra en bordsplacering som ser till att alla får en trevlig middag.

6. Konflikthantering: När barnen blir otåliga

Som Christmas Manager är det din uppgift att se till att ditt team (alltså din familj) kan samarbeta (alltså ha det trevligt) under julmiddagen. Här kan särskilt en grupp i teamet bli en utmaning, nämligen otåliga, klapphungriga barn. Det kan vara en riktigt bra idé att förväntanssamtala med den här delen av projektgruppen om när det ska mysas kring maten och när klapparna ska öppnas. Här kan kompromisser vara nödvändiga. Ta det internt i teamet – kanske kan konflikterna föregripas genom att barnen får öppna en klapp före middagen.

7. Riskhantering: Vad kan gå fel?

Inget projekt är utan risker. Men en bra Christmas Manager kan kartlägga de mest akuta riskerna med julmiddagen – och föregripa dem! Har farbror en tendens att bli lite för salongsberusad redan innan ni sätter er till bords, ha då ett par alkoholfria öl på kylning. Eller har du en familj som använder ofina knep i kampen om mandelpresenten? Se då till att rista ett kryss i mandeln innan du lägger den i julgröten – på så sätt kan du alltid identifiera den rätta. Navigera mellan eventuella risker i en riskmatris som kartlägger sannolikhet kontra konsekvens:

8. Acceptanskriterier: Är svålen knaprig nog?

En Christmas Manager ska inte bara föra projektet i mål, utan också se till att resultatet lever upp till de kvalitetskrav som satts. Det kan till exempel vara krav på att det finns knäck och godis i lagom mängd, att såsen är full av smak och inte minst att svålen på steken är knaprig och salt. Här ska du komma ihåg att knaprig svål kommer av att du ristar svålen mycket smalt och att ugnen är kall när du sätter in steken.

9. Framgångskriterier: När är det en trevlig jul?

Vad krävs för att du ska kunna säga: “Det där var en fantastisk julafton”? Alla projekt har några mätbara framgångskriterier som hjälper till att avgöra om de var insatsen värda. Men medgivet, det kan vara ganska svårt att mäta mys – och är julafton egentligen inte alltid insatsen värd? Ändå kan det vara en bra idé att sätta upp någon form av framgångskriterier tillsammans med styrgruppen (din partner/svärmor/etc.). Då har ni nämligen en gemensam förståelse för när ni kan konstatera att det har varit en glad jul för er alla.

10. Utvärderingsfasen: Orkar vi igen nästa år?

Du kan vara helt säker på att projekt julmiddag utlyses igen om ett år. Frågan är bara om det är du som ska vara Christmas Manager då? En grundlig projektutvärdering kan hjälpa dig att klargöra om det är en titel du vill försvara eller om den ska föras vidare. Så fundera på vad som fungerade och vad som kunde göras bättre. Här kan du med fördel involvera styrgruppen, projektteamet och kanske till och med ett par intressenter.

PS: Den här MasterClassen ska nog tas med ungefär lika mycket salt som du strör på fläsksvålen. Men verktygen är minsann helt enligt boken och används av projektledare på alla nivåer – och du kan bli helt förtrogen med dem på Den Intensiva Projektledarutbildningen.

PPS: Om tiden nu inte räcker till en hel utbildning kommer du också långt med en kurs i antingen Projektledning på en dag eller Personlig planering och effektivitet.

Klicka här och se alla våra (cirka 2 miljarder) kurser och korta utbildningar!

Här är ett litet urval av de allra mest populära av dem:

• Mini MBA i Sustainability Management (6 månader)
• Mötesledning och facilitering (2 dagar)
• Assertiv kommunikation (2 dagar)
• Aros Mini MBA – Ledarutbildning (6 månader)
• Att leda andra utan att vara chef (3 dagar)
• Mini MBA i Psykologi (6 månader)
• Nudging och beteendedesign (2 dagar)
• Aros Processledarutbildning (6 dagar)
• Kurs i konflikthantering (2 dagar)
• Presentationsteknik med genomslagskraft (2 dagar)
• Aros Projektledarutbildning (IPMA) (12 dagar)
• Den Intensiva Projektledarutbildningen (6 dagar)