16 produktivitetshacks för kloka (men trötta) huvuden

[Vill du lära dig ännu mer om personlig planering och effektivitet? Se då vår kurs om det här.]

1. Blockera distraherande webbplatser

Det här är så enkelt att det är ett under att inte fler gör det. Om du till exempel använder programmet Freedom kan du själv välja exakt vilka webbplatser (eller kategorier av webbplatser, såsom shopping och sociala medier) du vill blockera, och under vilken tid blockeringen ska gälla. Du kan alltså se till att blockeringen automatiskt träder i kraft måndag till fredag 9.00–17.00 eller vilken annan tidsperiod som helst. Du kan till och med blockera appar över flera enheter, eller rentav blockera hela internet med undantag för de webbplatser du behöver för att arbeta. Om du har en tendens att bli frestad av distraherande webbplatser är det mycket lättare att ta bort tillgången till dem än att ta bort din lust att besöka dem.

2. Fördröj din åtkomst till webbplatser

Om blockering är ett för stort steg kan du nöja dig med att installera ett tillägg till din webbläsare så att vissa webbplatser visas med till exempel 10 sekunders fördröjning. Kanske skulle du gärna vilja gå in på LinkedIn ett par gånger under dagen, men samtidigt undvika att klicka dig in dit varenda gång du har tråkigt? I så fall kan 10 sekunders väntetid ge dig möjlighet att tänka efter en extra gång om det verkligen är en bra idé att kasta sig över det sociala mediet just nu. Här hittar du Freedoms gratis webbläsartillägg för fördröjning.

3. Sätt dagliga tidsgränser för olika webbplatser

Kanske behöver du kunna nå nyhetssajter, sociala medier och webbutiker i ditt arbete. I så fall hjälper det förstås inte att blockera eller fördröja dem. I stället kan du sätta tidsbegränsningar så att du till exempel bara kan besöka Facebook en timme varje dag. Det gör att du måste prioritera din Facebook-tid till de researchuppgifter (eller vad du nu gör) som faktiskt måste bli klara oavsett. Här hittar du Freedoms gratis webbläsartillägg för tidsbegränsning.

4. Slå vad

Det här kräver förstås lite av dig beteendemässigt, och det är nog inte ett trick du kan använda varenda gång du ska skriva ett långt mejl. Men om du har ett större projekt, till exempel att skriva ett visst antal nyhetsbrev på ett år, kan du enkelt använda ett vad som extra motivation. Se till att sätta tillräckligt mycket på spel för att det faktiskt ska betyda något. Det behöver inte vara pengar. Det kan också vara att du ska bidra med ett nummer på julfesten eller baka hemgjorda macarons till hela kontoret. Om någon rentav vill belöna dig för att du når ditt mål är det förstås också härligt.

5. Sätt pengar på spel

Här utnyttjar du en helt basal mänsklig instinkt: loss aversion, alltså förlustaversion. Forskning visar att vi människor typiskt upplever det som mer negativt att förlora en viss summa pengar än det är positivt att vinna samma summa. Därför är vi sannolikt också mer benägna att göra allt vi kan för att undvika en förlust än för att uppnå en vinst av samma storlek.

Det kan du utnyttja genom att ge dig själv ett ekonomiskt straff med hjälp av webbplatsen Beeminder. Du sätter ett mål, till exempel att du gärna vill skriva 1 nyhetsbrev per vecka, och varje gång du har skrivit ett nyhetsbrev skriver du in det i din Beeminder-app. Du väljer i förväg hur mycket det kostar dig om du missar en vecka. Beeminder kan dessutom automatiskt hämta data från många olika program och appar, till exempel Duolingo, Gmail, Slack och flera att göra-appar.

6. Ge din telefon till någon annan tills du är klar

Om din telefon distraherar dig kan du ge den till någon annan som kan avgöra vad som är viktigt nog för att störa dig. Du kan också gå den lite mer extrema vägen och helt enkelt låsa in den i en box med timer. Om du söker på “time locking container” hittar du olika behållare (vissa genomskinliga, andra ogenomskinliga) som ser till att du inte kan komma åt din telefon under en självvald tidsperiod.

7. Använd världens farligaste skrivapp

Har du svårt att komma i gång med skriftliga produkter? Och upplever du att dina kritiska tankar sätter käppar i hjulet för att komma i gång vid tangenterna?

I så fall kan The Most Dangerous Writing App kanske hjälpa dig – om du vågar prova den. Den fungerar så att du sätter en timer på allt mellan 3 och 60 minuter, eller ett antal ord mellan 75 och 1667, som fungerar som ditt mål. Sedan börjar du skriva och fortsätter tills du har nått ditt mål.

Om du slutar skriva i mer än 5 sekunder innan du har nått ditt mål försvinner din text och du får börja om. När du har nått ditt mål kan du ladda ner texten.

Det är förstås inte alla skrivuppgifter du kan använda appen till. Men om du kämpar med att få ner ett snabbt första utkast till nästan vad som helst är världens farligaste skrivapp din vän.

8. Skriv ner i stället för att komma ihåg

Låt bli att slösa din hjärnkapacitet på att gå runt och komma ihåg saker som du lika gärna kunde ha skrivit ner. Okej, det här är kanske ett av de lite mer klassiska produktivitetsråden, men jag vill gärna understryka att du inte ska se det att skriva ner saker som ett extra steg eller en säkerhetslina – du ska helt enkelt se det som ett sätt att frigöra resurser till viktigare saker. Ha alltid ett block liggande bredvid dig. Om du sitter och håller på att svara på ett mejl och kommer på att du också måste komma ihåg ditt paraply, eller att du ännu inte har tackat nej till den där gymnasieåterträffen, så skriver du bara ner det direkt. På så sätt behöver du inte fundera vidare på om du kanske borde ha ett paraply stående på kontoret permanent, eller om det redan har beställts catering till festen. Det kan du hantera senare.

9. Ha hjärndöda uppgifter redo för när du inte kan arbeta intensivt fokuserat

Om du är ett sådant underbarn som är totalt fokuserat hela dagen kan du bara hoppa över det här. Men okej, då hade du nog aldrig börjat läsa listan från början. Om du däremot upplever att de sista timmarna av arbetsdagen går långsammare och är mindre produktiva än de första, ta då hänsyn till det när du planerar dina arbetsuppgifter.

Lägg de sista timmarna på de lite mindre krävande uppgifterna. Använd till exempel tiden till research, avstämningsmöten, praktiska mejl och andra saker som ska göras men som inte kräver intensivt fokus.

10. Ägna dig åt monotasking

Multitasking kan kanske få dig att känna dig upptagen och effektiv, men det stjäl ditt fokus och du slösar tid varenda gång du växlar mellan uppgifter. Försök i stället fokusera på en uppgift i taget. Det kräver en liten beteendeförändring, men det är inte något du behöver ta dig samman för att göra eller som kräver mer energi än multitasking – tvärtom.

11. Motivera dig själv med njutning eller spänning

Den här tekniken heter temptation bundling och går ut på att kombinera något som ger dig njutning med något du bör göra. Tekniken har särskilt visat sig fungera bra för att få folk att träna medan de lyssnar på spännande ljudböcker som de bara får fortsätta lyssna på under träningen.

Men det är faktiskt ungefär samma princip som tillverkare av schampo och tandkräm använder sig av när de tillsätter smak, färg och doft i sina produkter. Det blir helt enkelt en trevligare handling att borsta tänderna när det smakar gott – och att tvätta håret när det doftar gott.

Om du vill använda det på jobbet måste du naturligtvis anpassa metoden så att den inte blir distraherande. Kanske ska du ha en läsk stående redo i kylskåpet som du kan dricka MEDAN du gör den svåra eller tråkiga uppgiften? (tips: det finns massor av kalorifri läsk). Det kan också vara att du ska experimentera med doftljus (om du arbetar hemifrån), lyssna på musik eller lösa de tråkigaste uppgifterna tillsammans med en trevlig kollega.

Metoden fungerar bäst om du bara får belöningen medan du utför den tråkiga uppgiften. Om du till exempel dricker läsk morgon, middag och kväll blir en läsk inte en lika spännande belöning. Därför krävs det lite ryggrad för att reservera njutningen till när du ska arbeta – men du kan ju till exempel se till att inte ha någon läsk alls hemma om du vill göra det lättare för dig själv.

12. Använd röstinspelningar

Använd diktafonen i din telefon mycket mer. Både till snabba tankar och till att formulera dig enkelt och lättförståeligt. Ska du förklara något komplicerat för någon? Tala in och skriv ner.

När du talar formulerar du för det mesta inte lika komplicerade meningar, och det kan vara lättare att föreställa sig att du kommunicerar till en annan människa. Om du har svårt att skriva är det därför klokt att prova att förklara din poäng muntligt och spela in det samtidigt.

13. Se viljestyrka som en begränsad resurs

När du planerar din dag kommer du kanske att föreställa dig att du är en helt annan människa med mycket starkare ryggrad. Försök i stället tänka lite mer realistiskt kring din planering och planera inte in alltför många viljestyrkekrävande uppgifter på en och samma dag. Du kan planera att svälja en groda, men räkna inte med att svälja kameler hela förmiddagen.

14. Använd mallar i stället för att börja från grunden

Det spelar egentligen ingen roll om det är mallar för mejl, brev, blogginlägg, presentationer eller något helt annat. Om du har en mall kan du hoppa över en del funderingar och gå direkt till innehållet. Du kan göra dem själv, men du kan också hitta massor av bra mallar på nätet. Skriver du agendor och mötesanteckningar från grunden? Använd en mall i stället. Börjar du om från början med att designa slides varje gång du ska göra en presentation? Slöseri med tid.

Skapa en mapp med dina bästa mallar och lägg den på skrivbordet på din dator. Kom ihåg att göra det enkelt för dig själv.

15. Släpp fåfängan och ställ massor av dumma frågor

Ibland kan det stå i vägen för produktiviteten om du inte har förstått målet med uppgiften du har fått, eller om du insisterar på att inte be om hjälp med en svår uppgift. Öva på att ställa dumma frågor och lägg rädslan för att verka dum på hyllan.

Det är svårt att arbeta effektivt om man famlar i blindo, och ibland behöver du helt enkelt mer information för att kunna prestera bra.

16. Skaffa ett par brusreducerande hörlurar

Om du arbetar på kontor med andra människor kan brusreducerande hörlurar göra stor skillnad för din arbetsdag. Det kan vara enormt störande att hela tiden behöva följa med i att någon nyser, hostar, pratar, fnissar eller tar ett samtal. För övrigt signalerar de till dina kollegor att inte avbryta om det inte är viktigt.

Vill du lära dig ännu mer om personlig planering och effektivitet? Se då vår kurs om det här.

Klicka här och se alla våra (cirka 2 miljarder) kurser och korta utbildningar!

Här är ett litet urval av de allra populäraste av dem:

• Mini MBA i Sustainability Management (6 månader)
• Mötesledning och facilitering (2 dagar)
• Assertiv kommunikation (2 dagar)
• Aros Mini MBA – Ledarutbildning (6 månader)
• Att leda andra utan att vara chef (3 dagar)
• Mini MBA i Psykologi (6 månader)
• Nudging och beteendedesign (2 dagar)
• Aros Processledarutbildning (6 dagar)
• Kurs i konflikthantering (2 dagar)
• Presentationsteknik med genomslagskraft (2 dagar)
• Aros Projektledarutbildning (IPMA) (12 dagar)
• Den Intensiva Projektledarutbildningen (6 dagar)