Så dödar du jordens tråkigaste möten!

Mötesledning och facilitering // Skräddarsydd kurs

Du vill gärna få mer ut av din arbetsdag, eller hur?

Då ska du kanske släppa ditt nuvarande sätt att gå på möten. För möten, så som många håller dem nu, är Satans bästa vapen mot både arbetsglädje och effektivitet. Och han är i full gång med att vinna på poäng.

Det finns många skäl till att mötena slösar med din tid. Men som tur är finns det en lösning som klarar alla problemen: en mötesfacilitator!

Oavsett om du är företagets främsta mötesledare eller om du bara är en mötesdeltagare, så är facilitering din vän.

Därför har jag pratat med kursledaren på vår kurs i mötesledning och facilitering, som här ger dig de 6 viktigaste sakerna du ska veta som facilitator (och deltagare).

 

— Skicka gärna länken till artikeln till alla dina mötesledare —

 

1: Ha en dedikerad mötesfacilitator

Känner du igen de möten där det pratas och pratas … men det aldrig riktigt händer något? Varken på mötet eller efter.

Du vet, de där mötena där alla har något att säga om innehållet, men ingen håller ordning på processen?

Det tror jag dessvärre att vi alla känner igen.

Till de korta mötena och till de mindre viktiga mötena är det kanske ”overkill” att ha utsett en facilitator (man kan samtidigt diskutera om möten som inte är viktiga inte helt borde strykas?).

Om det däremot är ett viktigt möte:

Så.

Utse.

En.

Facilitator!

Please. Det är avgörande om du vill ha resultat ut av dina möten. Och om du inte tycker om att slösa med din (och dina kollegors) tid.

Facilitatorns uppgift är att ha fokus på processen snarare än på innehållet. Och det vill säga att ha ansvar för alla de följande goda tipsen.

 

2: Var neutral och låt deltagarna dra slutsatserna

En avgörande egenskap som facilitator är att kunna vara en neutral guide för diskussionen. Undvik därför att välja sida.

Var i stället mittpunkten som bygger broar i händelse av oenighet.

När diskussionen är över kan du låta deltagarna dra slutsatserna om mötets resultat. Det händer nämligen ofta att facilitatorn har en annan syn på vad som egentligen har beslutats (eller ska beslutas). Precis som det också ofta händer att det inte beslutas något över huvud taget.

Be därför i stället deltagarna att formulera en slutsats (antingen i grupper eller individuellt), och gör därefter tillsammans en gemensam slutsats.

Det har dessutom bonuseffekten att deltagarna känner större ansvar, både för diskussionen och för mötets resultat, om de vet att de själva ska vara med och summera det hela till sist.

 

3: Välj ut (och välj bort)

Det är långt ifrån alla möten som är nödvändiga. Och till de få nödvändiga mötena är det långt ifrån alla deltagare som är nödvändiga.

Skär bort fettet. Undvik för allt i världen rutinmöten som ni bara håller för att ni brukar. Och undvik att dra med hela världen. Bjud bara in dem som har något väsentligt att bidra med, eller som får något väsentligt ut av att delta.

Du kan med fördel tänka så att du inte ska hålla ett möte bara för att någon har fått en idé om ett möte. Bara om det finns ett behov av ett möte.

 

4: Tänk utanför status quo

Har du också fasta, regelbundna möten (exempelvis det klassiska ”måndagsmötet”, som vi själva också har fast här på kontoret)?

Då har du säkert upplevt att de blir mycket rutinpräglade.

Den rutinen leder ofta till att du gör saker på ett ineffektivt sätt. Egentligen bara för att du alltid har gjort det så.

Prova i stället att utmana status quo. Ställ då och då mötesdeltagarna en fråga om hur ni kan förbättra mötena. Det ger goda förslag på förbättring. Och det visar att du är öppen för deltagarnas åsikter och förslag, som en facilitator bör vara.

 

5: Håll mötena på eftermiddagen

Vi arbetar mest effektivt på förmiddagen. Också B-människor (om man bortser från de helt extrema fallen). Så låt bli att använda den goda arbetstiden på möten. Särskilt eftersom möten slukar mycket energi. Och då blir eftermiddagsarbetet ännu slöare.

Överväg i stället att byta om, så att mötena ligger senare på dagen. Deltagarna ska naturligtvis inte vara på väg att somna. Men om de är det klockan 15 har ni kanske större problem än dålig mötesledning.

Ett eftermiddagsmöte ger avspända deltagare som inte stressar. Och det ger deltagare som är fokuserade, eftersom de inte sitter och tänker på de många uppgifter de ska hinna under dagen.

 

6: Dokumentera och följ upp

Det finns en populär minnesregel som skickliga facilitatorer känner till:

Ingen facilitator + inget protokoll + ingen uppföljning = slöseri med tid.

Om dina möten inte har en facilitator, ett tydligt mål (som alla är eniga om), en tidsram (som hålls både när det gäller start och slut!) och en tydlig plan för vad som ska hända efter mötet … då kan du lika bra låta bli att hålla dem!

Kom för övrigt ihåg att det är facilitatorns ansvar att lägga en plan för protokollskrivning och annan dokumentation, exempelvis genom att utse en sekreterare.

Och det är facilitatorns förnämsta uppgift att få följt upp efter mötet.

Då får du både konkreta resultat ut av mötet. Du undviker att slösa med din tid. Och du får mer ut av din arbetsdag. Och det vill du ju gärna, eller hur?

 

PS:

Vad fördriver du tiden med på tråkiga möten? Skriv i kommentarsfältet längst ner på sidan.

Klicka här och se alla våra (cirka 2 miljarder) kurser och korta utbildningar!

Här är ett litet urval av de allra mest populära av dem:

• Mini MBA i Sustainability Management (6 månader)
• Mötesledning och facilitering (2 dagar)
• Assertiv kommunikation (2 dagar)
• Aros Mini MBA – Ledarutbildning (6 månader)
• Att leda andra utan att vara chef (3 dagar)
• Mini MBA i Psykologi (6 månader)
• Nudging och beteendedesign (2 dagar)
• Aros Processledarutbildning (6 dagar)
• Kurs i konflikthantering (2 dagar)
• Presentationsteknik med genomslagskraft (2 dagar)
• Aros Projektledarutbildning (IPMA) (12 dagar)
• Den Intensiva Projektledarutbildningen (6 dagar)